Nhận được thư mời nhận việc là một tin vui lớn, nhưng bạn có đang băn khoăn không biết nên trả lời email nhận việc này như thế nào cho khéo léo và chuyên nghiệp?
Đừng lo lắng! Cùng Langmaster Career khám phá ngay những mẫu email xác nhận nhận việc cực chuẩn, giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt nhà tuyển dụng!
>>> Học tiếng Anh Langmaster đang tuyển dụng CHUYÊN VIÊN TUYỂN DỤNG!
1. Thư mời nhận việc là gì? Tại sao cần phản hồi thư mời nhận việc?
1.1 Email nhận việc là gì?
Email nhận việc (hay còn gọi là Offer Letter) là văn bản chính thức được gửi từ nhà tuyển dụng đến ứng viên, thông báo về quyết định tuyển dụng sau khi ứng viên đã hoàn thành các vòng phỏng vấn và đánh giá. Đây là một cột mốc quan trọng, đánh dấu sự chấp thuận của công ty dành cho năng lực và sự phù hợp của bạn.
Thông thường, nội dung của thư mời nhận việc sẽ bao gồm những thông tin cốt lõi sau đây, đóng vai trò là cơ sở thỏa thuận giữa hai bên:
- Vị trí công việc bạn sẽ đảm nhận cùng phòng ban và quản lý trực tiếp.
- Mức lương và các chế độ đãi ngộ, phúc lợi khác (thưởng, bảo hiểm, trợ cấp...).
- Thời gian làm việc (ngày bắt đầu chính thức, thời gian thử việc, giờ làm...).
- Các quy định, chính sách và yêu cầu về thủ tục cần chuẩn bị trước khi gia nhập công ty.
Về bản chất, Email nhận việc chính là thông báo và căn cứ quan trọng, giúp ứng viên rà soát lại tất cả các điều khoản đã trao đổi trong quá trình phỏng vấn.
1.2 Lý do cần trả lời email nhận việc chuyên nghiệp
Nhiều ứng viên thường chủ quan hoặc không biết rằng việc phản hồi email nhận việc là vô cùng cần thiết và có ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh cá nhân. Một phản hồi chuyên nghiệp, nhanh chóng và lịch sự sẽ mang lại những lợi ích thiết thực sau:
Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp
- Dù bạn đồng ý, từ chối hay muốn đàm phán, việc gửi lời phản hồi chính thức trong vòng 24-48 giờ là phép lịch sự tối thiểu.
- Nó cho thấy bạn là người có trách nhiệm, quan tâm đến lời mời làm việc và tôn trọng thời gian, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Thái độ này là điểm cộng lớn, giúp bạn giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, ngay cả khi bạn không nhận lời.
Xác nhận và làm rõ các điều khoản
- Phản hồi là cơ hội cuối cùng để bạn xác nhận lại toàn bộ thông tin quan trọng như mức lương, ngày nhận việc hoặc các chế độ đãi ngộ.
- Nếu có bất kỳ thắc mắc hay điều khoản nào chưa rõ, thư phản hồi là nơi phù hợp để bạn đặt câu hỏi hoặc đề xuất đàm phán một cách minh bạch, tránh hiểu lầm hoặc sai sót về sau.
Thiết lập mối quan hệ nghề nghiệp lâu dài
- Thị trường lao động luôn có sự kết nối. Việc giữ thái độ thiện chí và lịch sự trong mọi giao tiếp, kể cả khi từ chối, giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng và công ty.
- Mối quan hệ này có thể mở ra cơ hội hợp tác khác trong tương lai, khi công ty có vị trí phù hợp hơn hoặc khi bạn cần mở rộng mạng lưới nghề nghiệp.
>>> XEM THÊM: TUYỆT CHIÊU VIẾT MẪU EMAIL XIN VIỆC CHUẨN VÀ ẤN TƯỢNG NHẤT
2. Gợi ý cách trả lời email nhận việc chuẩn xác theo từng trường hợp
Tùy thuộc vào quyết định cá nhân, bạn có thể lựa chọn một trong ba cách phản hồi thư mời nhận việc sau đây. Điều quan trọng là dù quyết định của bạn là gì, hãy luôn duy trì văn phong lịch sự, thiện chí và chuyên nghiệp.
2.1 Trường hợp đồng ý nhận việc
Khi quyết định chấp nhận lời mời, mục tiêu của bạn là thể hiện sự nhiệt tình, chuyên nghiệp và xác nhận lại thông tin một cách rõ ràng để sẵn sàng bắt đầu công việc.
Để email đồng ý nhận việc trở nên trọn vẹn và ghi điểm, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Lời cảm ơn chân thành: Gửi lời cảm ơn vì cơ hội và sự tin tưởng mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn. Sự trân trọng này sẽ tạo ấn tượng tích cực ngay từ đầu.
- Xác nhận rõ ràng: Nêu rõ quyết định chấp nhận lời mời làm việc tại vị trí và công ty đó. Bạn cũng có thể bày tỏ sự hào hứng khi gia nhập đội ngũ.
- Xác nhận lại thông tin chính: Tóm tắt hoặc xác nhận lại các điều khoản quan trọng trong thư mời như ngày bắt đầu làm việc, mức lương cơ bản (nếu thấy cần thiết), hoặc các yêu cầu về giấy tờ. Điều này giúp hai bên thống nhất lần cuối.
- Đề nghị hỗ trợ: Hỏi xem có bất kỳ giấy tờ hay thủ tục nào cần chuẩn bị trước ngày nhận việc để thể hiện sự chủ động, sẵn sàng cho công việc.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp lại thông tin cá nhân (số điện thoại, email) để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
2.2 Trường hợp từ chối lời mời
Việc từ chối lời mời làm việc cần sự khéo léo và tinh tế. Mục đích là duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty cho các cơ hội hợp tác trong tương lai.
Khi từ chối, bạn nên lưu ý các điểm sau:
- Bắt đầu bằng lời cảm ơn: Luôn bày tỏ lòng biết ơn vì công ty đã dành thời gian, sự quan tâm và tin tưởng vào hồ sơ của bạn.
- Đưa ra lời từ chối dứt khoát: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự để thông báo về quyết định không nhận lời mời làm việc một cách rõ ràng, tránh gây hiểu lầm hoặc sự mơ hồ.
- Lý do từ chối (Ngắn gọn): Bạn có thể đưa ra lý do một cách chân thành, ngắn gọn và chung chung, ví dụ như đã nhận lời mời làm việc khác phù hợp hơn với định hướng cá nhân, hoặc chính sách đãi ngộ chưa đáp ứng được kỳ vọng. Tuyệt đối tránh chỉ trích hay phê phán công ty.
- Bày tỏ sự tiếc nuối và lời chúc: Kết thư bằng lời bày tỏ sự tiếc nuối vì chưa thể hợp tác ở thời điểm hiện tại, cùng với lời chúc tốt đẹp đến sự phát triển của công ty.
>>> XEM THÊM: LÀM SAO ĐỂ PHẢN HỒI EMAIL PHỎNG VẤN NHANH VÀ CHUẨN XÁC NHẤT
2.3 Trường hợp cần thương lượng hoặc cần thêm thông tin
Nếu bạn cảm thấy hứng thú với công việc nhưng có một vài điều khoản (như mức lương, ngày bắt đầu, hoặc quyền lợi) chưa hoàn toàn phù hợp, bạn có thể đề xuất đàm phán.
Để quá trình thương lượng diễn ra hiệu quả và thiện chí, email của bạn cần đảm bảo:
- Thể hiện sự quan tâm: Khẳng định bạn rất trân trọng cơ hội và bày tỏ sự hào hứng đối với vị trí công việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rằng bạn nghiêm túc với công việc, chỉ đang muốn đạt được sự thỏa thuận tốt nhất.
- Nêu rõ mục cần thương lượng: Trình bày cụ thể và rõ ràng các điều khoản bạn muốn thảo luận (ví dụ: đề xuất tăng mức lương lên X dựa trên kinh nghiệm Y năm, hoặc xin lùi ngày bắt đầu làm việc để hoàn tất việc bàn giao).
- Duy trì thái độ hợp tác: Sử dụng văn phong lịch sự, thiện chí và bày tỏ mong muốn tìm kiếm một giải pháp hài hòa, cùng có lợi cho cả hai bên.
- Đề xuất cuộc họp: Kết thúc bằng lời đề nghị được trao đổi trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp mặt để làm rõ các vấn đề đàm phán.
3. Mẫu Email nhận việc chi tiết cho từng tình huống
Trong phần này, chúng ta sẽ đi vào các mẫu thư cụ thể, giúp bạn dễ dàng áp dụng và chỉnh sửa cho phù hợp với hoàn cảnh cá nhân, đảm bảo email của bạn luôn chuẩn mực và chuyên nghiệp.
3.1 Mẫu email xác nhận nhận việc khi "chấp thuận"
Mẫu email này dành cho trường hợp bạn hoàn toàn đồng ý với các điều khoản trong thư mời và muốn xác nhận ngay lập tức, thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết.
Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN LỜI MỜI NHẬN VIỆC – [HỌ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN]
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Tuyển Dụng] hoặc Bộ phận Tuyển dụng [Tên Công ty],
Tôi tên là [Họ và Tên], xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự rất vui mừng khi nhận được lời mời này.
Tôi xin xác nhận đồng ý nhận lời mời làm việc tại [Tên Công ty] và sẵn sàng bắt đầu công việc vào ngày [Ngày/Tháng/Năm] như đã thỏa thuận trong thư. Tôi cam kết sẽ nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của đội ngũ.
Xin Anh/Chị vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ hồ sơ, tài liệu hay thủ tục nào tôi cần chuẩn bị trước ngày nhận việc. Tôi sẵn sàng phối hợp để quá trình gia nhập được diễn ra thuận lợi nhất.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì cơ hội tuyệt vời này.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ Email]
3.2 Mẫu email nhận việc khi "từ chối" khéo léo
Trong trường hợp phải từ chối lời mời làm việc, việc soạn một email khéo léo, lịch sự là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.
Tiêu đề: PHẢN HỒI THƯ MỜI NHẬN VIỆC – [HỌ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN]
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Tuyển Dụng] hoặc Bộ phận Tuyển dụng [Tên Công ty],
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ, phỏng vấn và gửi thư mời nhận việc cho tôi ở vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự rất trân trọng cơ hội này cũng như đánh giá cao quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp của [Tên Công ty].
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố cá nhân và định hướng nghề nghiệp, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi đã quyết định từ chối lời mời làm việc vào thời điểm này. [Bạn có thể đưa ra lý do ngắn gọn và chân thành, ví dụ: Tôi đã nhận được một đề nghị làm việc khác phù hợp hơn với mục tiêu phát triển sự nghiệp cá nhân.]
Đây là một quyết định không hề dễ dàng, bởi tôi vô cùng ấn tượng với môi trường làm việc và tiềm năng phát triển tại quý công ty. Tôi hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác cùng [Tên Công ty] trong tương lai nếu có vị trí khác phù hợp hơn.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và thiện chí của quý công ty. Kính chúc [Tên Công ty] ngày càng phát triển và thành công.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ Email]
3.3 Mẫu email nhận việc khi cần "đàm phán" thêm
Sử dụng mẫu này khi bạn muốn bày tỏ sự quan tâm đến công việc nhưng cần trao đổi thêm về một số điều khoản (như mức lương, phúc lợi, hoặc thời gian bắt đầu).
Tiêu đề: PHẢN HỒI THƯ MỜI NHẬN VIỆC – THƯƠNG LƯỢNG – [HỌ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN]
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Tuyển Dụng] hoặc Bộ phận Tuyển dụng [Tên Công ty],
Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vinh dự và thực sự hào hứng với cơ hội được gia nhập đội ngũ của [Tên Công ty].
Sau khi xem xét kỹ lưỡng các điều khoản, tôi mong muốn được thảo luận thêm về một số điểm để đảm bảo sự phù hợp và thống nhất từ hai phía trước khi chính thức nhận lời. Cụ thể, tôi xin phép đề xuất về mức lương cơ bản:
- Mức lương đề xuất: Dựa trên [số] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này và mức lương thị trường hiện tại, tôi đề xuất mức lương cơ bản là [Mức lương đề xuất]. Tôi tin rằng mức này sẽ phản ánh đúng hơn giá trị và khả năng tôi có thể đóng góp cho công ty.
Hoặc, nếu đàm phán về thời gian:
- Thời gian bắt đầu: Do tôi cần thêm thời gian để hoàn tất việc bàn giao tại công ty cũ, tôi kính đề nghị lùi ngày bắt đầu làm việc từ ngày [Ngày cũ] sang ngày [Ngày mới].
Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với quý công ty để đạt được thỏa thuận phù hợp nhất. Tôi sẵn sàng thảo luận vào thời gian sớm nhất thuận tiện cho Anh/Chị.
Một lần nữa, tôi xin cảm ơn sự tin tưởng này và mong đợi được trở thành một thành viên của [Tên Công ty].
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ Email]
>>> XEM THÊM: CÁCH GỬI CV QUA EMAIL CHUYÊN NGHIỆP THU HÚT NHÀ TUYỂN DỤNG
3.4 Mẫu email yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp thêm thông tin
Mẫu này được sử dụng khi bạn cần làm rõ một chi tiết nào đó trong thư mời (ví dụ: mô tả công việc, chính sách phúc lợi chi tiết, hoặc quy trình nhận việc) trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Tiêu đề: PHẢN HỒI THƯ MỜI NHẬN VIỆC – YÊU CẦU THÔNG TIN – [HỌ TÊN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN]
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Tuyển Dụng] hoặc Bộ phận Tuyển dụng [Tên Công ty],
Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã gửi lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vui và thực sự quan tâm đến cơ hội này.
Hiện tại, tôi đang nghiêm túc cân nhắc lời mời và hy vọng có thể sớm đưa ra phản hồi chính thức. Để giúp tôi hiểu rõ hơn và có quyết định tốt nhất, tôi kính mong quý công ty hỗ trợ làm rõ thêm một số thông tin:
- [Nội dung 1, ví dụ: Phạm vi công việc cụ thể của vị trí [Tên vị trí] có bao gồm việc quản lý nhóm/dự án [tên dự án/nhóm] hay không?]
- [Nội dung 2, ví dụ: Xin vui lòng cung cấp thêm thông tin chi tiết về chính sách bảo hiểm sức khỏe/các gói phúc lợi đã đề cập trong thư mời.]
Tôi tin rằng việc làm rõ những chi tiết này sẽ giúp tôi chuẩn bị tốt nhất cho công việc. Rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ Email]
3.5 Mẫu email nhận việc bằng tiếng Anh
Trong môi trường làm việc quốc tế hoặc tại các công ty nước ngoài, bạn cần sử dụng tiếng Anh để phản hồi thư mời nhận việc. Đây là mẫu chấp thuận công việc chuyên nghiệp nhất.
Tiêu đề: Offer Acceptance – [Your Name] – [Job Title]
Dear [Mr./Ms./Mx. Recruiter Name] or [Hiring Manager Name],
Thank you very much for offering me the [Job Title] position at [Company Name]. I am delighted to accept this offer and excited about the opportunity to join your team.
I confirm that I accept the terms and conditions outlined in the offer letter, including the starting salary of [Salary Amount] and the start date of [Date]. I am eager to begin contributing to the team's success.
Please let me know if there are any documents or additional information required from my end before the start date. I am looking forward to completing the onboarding process smoothly.
Thank you again for this fantastic opportunity.
Sincerely,
[Your Name]
[Phone Number]
[Email Address]
>>> XEM THÊM: CHỮ KÝ EMAIL LÀ GÌ? MẸO TẠO MẪU CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Trả lời email nhận việc là một bước nhỏ nhưng lại vô cùng quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp và định hình ấn tượng đầu tiên của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.
Qua bài viết này, Langmaster Career hy vọng bạn đã nắm được bí quyết và sở hữu những mẫu email phản hồi chuẩn mực, khéo léo nhất. Dù quyết định cuối cùng của bạn là chấp nhận, từ chối hay đàm phán, hãy luôn thể hiện sự tự tin và thái độ trân trọng cơ hội.
Chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp và có những khởi đầu thật vững chắc!
